甘肅省祁連山水源涵養(yǎng)林研究院以數(shù)字化改革為引領(lǐng)，在推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案室進(jìn)行了智能化升級(jí)改造，打造全新的“智慧檔案室”，實(shí)現(xiàn)檔案“實(shí)體+數(shù)字”雙軌并進(jìn)和檔案智能化、自動(dòng)化、數(shù)字化管理，今年3月正式投入使用。

祁連山水涵院“智慧檔案室”有效使用面積56㎡，其中，檔案存儲(chǔ)庫房40㎡，智能操控辦公區(qū)域16㎡，配備手動(dòng)自動(dòng)一體操作、恒溫恒濕凈化系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、自動(dòng)除塵系統(tǒng)、安防監(jiān)控聯(lián)防報(bào)警系統(tǒng)，以及多角度24小時(shí)全程實(shí)時(shí)監(jiān)控、門禁設(shè)有鑰匙和面部雙重認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)人防、物防、技防“三防一體”。

“智慧檔案室”引入RFID電子標(biāo)簽檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可對(duì)檔案整理、立卷、歸檔、查閱等實(shí)現(xiàn)高效的快速盤點(diǎn)，確保檔案管理全生命周期有跡可循、有章可依、有據(jù)可查。此外，引入了綜合數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)，可以對(duì)智能密集架中的檔案進(jìn)行檢索、識(shí)別、定位等，可精準(zhǔn)查找檔案，減少查找時(shí)間，提供更高效的檔案查詢服務(wù)。整個(gè)檔案庫房可存放厚度4公分標(biāo)準(zhǔn)檔案盒近1.2萬個(gè)，按照目前該院現(xiàn)有存儲(chǔ)47年的檔案占有量評(píng)估，尚有30余年的繼續(xù)存儲(chǔ)空間，足以滿足祁連山水涵院的事業(yè)發(fā)展檔案存儲(chǔ)需要。

“在此之前，檔案使用鐵皮柜存放，存取效率低、易出錯(cuò)，嚴(yán)重制約檔案管理效能?！腔蹤n案室’的建成，標(biāo)志著祁連山水涵院的檔案管理工作從‘紙間’到‘指尖’的實(shí)質(zhì)性飛躍，真正進(jìn)入了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化、智能化的高級(jí)階段，必將為祁連山水涵院高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案資源利用支撐?！逼钸B山水涵院辦公室主任賈鑫介紹說。

下一步，祁連山水涵院將以推進(jìn)數(shù)字檔案為依托，充分利用好“智慧檔案室”和檔案數(shù)字化賦能，探索建立科技檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)檔案智能、數(shù)字、安全、高效管理，助力數(shù)字化時(shí)代科研管理更上層樓，提升科技檔案“服務(wù)力”。(供稿:祁連山水涵院??程新平)